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マイナンバーの利用に必要な利用目的通知書って?

マイナンバーの利用に必要な利用目的通知書とはどのようなものであるかを解説します。

マイナンバーを収集するときは、その利用目的を本人に通知、または公表することが必要になります。

この場合、複数の利用目的をまとめて通知することは可能ですが、一旦、利用目的を特定した後は、その利用目的を超えて利用することはできず、後から利用目的を追加することもできません。ただし、当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内であれば、本人へ通知を行うことを条件として、利用目的の変更が認められています。

マイナンバーの利用目的の具体的な通知方法としては、「社内LANにおける通知」、「利用目的を記載した書類の提示」、「就業規則への明記」などがあげられます。

たとえば、従業員や個人支払先等からマイナンバーを収集する際には、「マイナンバーの提供のお願い」などのタイトルで「利用目的の通知書」を作成することになります。

この書類に記載する具体的な文章の例として、従業員等に通知する場合は、「雇用契約に基づく給与所得の源泉徴収票作成事務のため」とか、「雇用契約に基づく健康保険・厚生年金保険届出事務のため」などと記載することになります。また、個人支払先等に通知する場合は、「税理士報酬の支払いに係る支払調書作成事務のため」とか、「不動産使用料に係る支払調書作成事務のため」など作成する支払調書の種類に応じて記載することになります。

なお、当初、「雇用契約に基づく給与所得の源泉徴収票作成事務」のために提供を受けたマイナンバーを、「雇用契約に基づく健康保険・厚生年金保険届出事務」に利用しようとする場合は、当初の利用目的と相当の関連性を有するものとして利用目的の変更が認められます。この場合、利用目的を変更して、本人への通知を行うことにより、健康保険・厚生年金保険届出事務に個人番号を利用することができます。

2016.11.17更新

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