全社的に防災意識の高まりを実感！
セコム安否確認サービス導入事例
先端の包装材料や産業資材のほか、電子材料、合成樹脂材料といった日常生活を支える合成樹脂製品全般を取り扱っている専門商社、伊藤忠プラスチックス株式会社様。
伊藤忠プラスチックス様では、「セコム安否確認サービス」及び、ご家族への安否確認メールを代行するオプション機能「あんぴくん」をご利用いただいております。
今回は、人事総務部のご担当者様に、サービス導入のきっかけや活用方法についてお伺いしました。
東日本大震災の経験から安否確認サービスの導入を検討し始めた
──セコム安否確認サービスの導入前は、どのように安否確認を行っていたのでしょうか？
サービス導入前は、部署ごとに連絡網で安否状況を確認して、上長がその情報を取りまとめて、人事総務部に報告するという流れでした。
──従来の形を変えて、セコム安否確認サービスを導入するきっかけが、具体的にあったのでしょうか？
サービスを導入する大きなきっかけとなったのは、2011年に起こった東日本大震災です。災害時に会社にいなかった社員に対して個別に連絡をして安否確認を行いました。そのため会社として全社員の状況を把握するのにとても時間がかかりました。
部署ごとに社員の安否状況を確認して集計を行い、人事総務部に報告する。さらに人事総務部では、各部署から上がってきた報告をまとめていたので、時間がかかるのも当然でした。
そこで、会社として、この課題の解決方法を検討した結果、やはり安否確認にはシステム化が必要だろうということになり、安否確認サービスの導入が決まりました。
──さまざまな安否確認サービスがある中で、セコムを選ばれた理由はどういった点でしょうか？
まず第一に、セコム安否確認サービスは、予め設定した震度以上の地震が起きたときに、自動で安否確認メールが配信されるという点です。さらに、自動で安否確認の回答が集計されますので、各部署からの報告を待たなくても、人事総務部が社員一人ひとりの安否確認状況を即座に把握することができる点も、導入の決め手となりました。
また、安否確認の回答が自分でできない社員に対しては、当該社員の安否を確認した上長などによる代行回答でフォローができるといった点もポイントでした。
防災意識が社内に広がり、全社員がセコム安否確認サービスに登録
──セコム安否確認サービス導入後は、どのように使っていますか？
幸いなことに現在まで当社拠点がある地域にはセコム安否確認サービスが発動するような災害は発生していませんが、
年に2回の安否確認訓練でサービスを利用しています。
さらに、安否確認訓練とは別に、災害時に速やかに事業活動を復旧できるようにBCP（事業継続計画）の対策本部立ち上げ訓練も実施しています。今後は、こちらの訓練にもセコム安否確認サービスを組み込む予定です。社員の安否確認状況を経営陣が把握した上で、BCP対策本部を設置するという訓練を重ねていき、実際の災害が起きた際にもスムーズに初動がとれるようにと考えています。
──安否確認訓練では、社員の皆様の反応や回答状況はいかがですか？
サービス導入時に実施した安否確認訓練では、安否確認メールの回答率は83％でしたが、2020年に実施した訓練では、安否確認メールの回答率は96.8％に向上し、訓練開始から1時間程でおよそ半数の社員が安否確認の回答を行ってくれるようになりました。この結果から、「安否確認メールを受信したら、すみやかに報告する」という意識が、社員の間で次第に定着してきていることを実感しています。
まだ、訓練での利用経験しかありませんが、サービスを導入してからは、各部署の部長が自ら部下の安否報告を確認するようになり、会社全体として意識向上につながったとも感じています。
また、先日、社員から大雨が起きた翌日に、「安否確認メールを出しても良かったのでは？」と言われたことがあります。安否確認を行うことが、社内に深く浸透していると感じる出来事でした。
──現在、社員の皆様のセコム安否確認サービスへの登録率はどのくらいですか？
すべての社員が、セコム安否確認サービスに登録しています。
──社員の皆様へ周知する際にどういった点を工夫されたのでしょうか？
サービス導入時は、全社員を対象にセコム安否確認サービスの説明会を実施し、
メールアドレスの登録を社員各自で行ってもらいました。導入当初は登録作業のフォローが多かったため苦労しました。
現在は、入社者には登録マニュアルを渡し、登録状況をチェックしています。一定期間に登録がない場合には、適宜個別にフォローを行い登録してもらっています。また、メールアドレスが無効の社員は、速やかにコンタクトを取り、再登録をお願いしています。社員もすぐに対応してくれているので、滞りなく運用が出来ています。
今後はさらに、安否確認サービスの幅広い活用を目指していく
──実際に、セコム安否確認サービスを使ってみて、感じたことはありますか？
第一に、大地震などの災害が起きたときを想定しますと、セコム安否確認サービスは自動的に社員に安否確認メールが配信され、素早く社員の安否状況を把握できるという点は魅力です。
更にこちらが把握したい状況を、配信されるメールの質問内容として設定できる点や
電話やメールといった複数の手段が用意されていることが良いと思います。
また、当社では、社員がご家族の安否状況を確認できるオプション機能「あんぴくん」も利用しています。
安否確認訓練の際に、あんぴくんの訓練も併せて行うようにしており、簡単に書き込みができ、家族全員の防災意識の高まりにつながっていると感じます。
──今後、セコム安否確認サービスをどのようにご活用していきたいですか？
現在、当社グループでは当社と一部の子会社で、セコム安否確認サービスを利用していますが、グループ全体でのサービス導入を検討しています。個社ごとに安否確認の状況をそれぞれで確認していると、全体の状況把握にどうしても時間がかかってしまいます。いざというときに備えグループ全体の社員の安否確認や最新の災害状況の把握が素早くできる体制を整えていきたいと考えています。
また、セコム安否確認サービスは、任意のタイミングで安否確認メールを配信できますので、将来的には台風や豪雨等により特別警報が出たときに、地域限定で安否確認を行うことも検討中です。
今後も安否確認サービスを利用して、災害時に備えて社員の防災意識を高め、災害時には速やかに社員の安全確認を出来るように努めていきたいと考えています。