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マイナンバーを従業員から収集する方法

マイナンバーを従業員から収集する3つの方法について解説します。

マイナンバーを従業員から収集する方法としては、大きく3つの方法が考えられると思います。

1.対面(手渡し)による方法

これは、企業の特定部署の担当者が、従業員や個人支払先などから、対面でマイナンバーカードや通知カードなどの現物の提示を受けて、本人確認を行い、マイナンバーを収集する方法です。

この場合、行政手続書類へのマイナンバーの記載誤りなど、のちの行政機関からの問い合わせに備えるため、必要に応じて、本人確認資料のコピーを受領することになると思います。

2.「郵送(コピー)」による方法

これは、たとえば、本社と離れている支店・事業所の従業員や、遠隔地の個人支払先などから、郵送によりマイナンバーを収集する方法です。
マイナンバーカードのコピーや通知カードのコピーなどを、書留や信書便など記録が残る方法で、確実に、特定部署の担当者宛てに送付してもらうものです。

3.「(メールなど)オンライン」による方法

これは、たとえば、特定部署の専用メールアドレス宛てに、メールの添付ファイルとして提出するなどの方法です。
マイナンバーカードや通知カードなどをスキャナで読み取ったり、スマートフォンで撮影するなどして、画像ファイルで提出する方法です。

マイナンバーを収集する場合には、その対象範囲や収集件数などを総合的に勘案し、外部委託による方法なども含めて、安全かつ効率的な方法を採用する必要があると思います。

2016.11.17更新

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