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マイナンバーのコピーを会社に提出しても大丈夫?

マイナンバーのコピーを会社に提出しても問題ないのでしょうか。マイナンバーの会社への提出方法について解説します。

番号法では、法令で定められている場合を除き、他人にマイナンバーの提供を求めてはならないとされています。会社が従業員等に対しマイナンバーの提供を求めることができるのは、法律で定められた社会保障、税および災害対策に関する特定の事務を行う場合に限られています。

たとえば、会社は、給与所得の源泉徴収票を作成する目的で従業員などに対しマイナンバーの提供を求めることはできますが、従業員等の営業成績などを管理する目的でマイナンバーを利用することはできません。

会社が従業員等からマイナンバーを収集する際に、たとえば、対面で本人確認を行う場合には、マイナンバーカードや通知カードなどの本人確認書類の現物の提示を受けることが原則ですが、のちの行政機関からの問い合わせに備えるために、本人確認書類のコピーを収集する会社もあると思います。

また、本社と離れている支店・事業所の従業員や遠隔地の個人支払先などから、郵送によりマイナンバーを収集する場合には、マイナンバーカードや通知カードなどの本人確認書類のコピーが必須です。

このように、会社は、社会保障および税に関する手続書類の作成事務を行う必要がある場合に限り、マイナンバーが記載された本人確認書類(マイナンバーカード、通知カードなど)のコピーを保管することが認められています。

なお、社会保障および税に関する手続書類の作成事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令等において定められている保存期間などを経過した場合には、当該特定個人情報をできるだけ速やかに廃棄又は削除することとされています。

2016.11.17更新

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