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マイナンバーのセキュアな保管方法

特定個人情報の漏えいを防止するために、従業員などのマイナンバーを安全に保管する方法をご紹介します。

事業者は、従業員等から収集したマイナンバーを含む特定個人情報については、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を行う必要がある場合に限り、保管し続けることができます。そして、それらの事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、特定個人情報をできるだけ速やかに廃棄又は削除する必要があります。

特定個人情報の保管期間中、事業者は、当該情報が漏えい等しないように安全に管理する必要があります。たとえば、特定個人情報を含む電子媒体や書類などは、施錠できるキャビネットや書庫等に保管することが求められています。また、保管する特定個人情報が特に多い場合には、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域(管理区域)へのICカード等による入退室管理や、特定個人情報を取り扱う事務を実施する区域(取扱区域)を隔離するための間仕切りの設置や座席配置の工夫なども求められています。

一方で、事業者は、委託先に対する「必要かつ適切な監督」を行うことにより、特定個人情報の収集・保管などマイナンバーを取り扱う業務の全部又は一部を委託することができます。

たとえば、「セコムあんしんマイナンバーサービス」では、従業員等のマイナンバーを安全に収集・保管する機能と、収集したマイナンバーを必要なときに安全に使用できる機能を一体で提供しています。お預かりしたマイナンバーは、セコムのセキュアデータセンター館内の独立した専用区域に格納し、専用の「セキュアオペレーションルーム」を設け、物理面・運用面でも24時間365日体制で厳格に監視されることになります。事業者がマイナンバーを使用する際にはID/パスワードに加え電子証明書で使用端末を特定し、使用履歴等のアクセス管理を行うことができます。さらに、必要に応じて、マイナンバーを使用する区域に監視カメラや出入監視システムなどを導入することもできます。

また、マイナンバー制度に対して大きなコストをかけにくい小規模事業者の場合には、従量課金のない「セコムマイナンバーお預かりパック」のご利用が可能です。

2016.11.17更新

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