マイナンバーを個人で管理するためのチェックポイント
個人事業主がマイナンバーを管理するために気を付けたいチェックポイントをご紹介します。
2016年１月から税金、社会保険関係の手続書類にはマイナンバーの記載が必要となりました。従業員等を雇用している個人事業主は、従業員等からマイナンバーが記載された書類を提出してもらう立場になりますが、これらの書類等をどのように管理すればよいのか解説します。
個人事業主は特定個人情報等の漏えいを防ぐために安全に管理することが必要
個人事業主は、従業員等から収集したマイナンバーを、税金や社会保険関係の手続書類の作成事務に利用する必要がある場合に限り、保管することができます。
特定個人情報の保管期間中、個人事業主は、当該情報が漏えい等しないように安全に管理する必要があります。従業員が複数いるのであれば、特定個人情報の取扱責任者、事務担当者を定めて、その取扱状況の記録簿等を作成し、責任者が定期的にチェックをすることも必要です。
また、特定個人情報を取り扱う機器を特定して、担当者以外の利用を制限する必要があります。
特定個人情報等を含む電子媒体や個人番号が記載された書類等は、施錠できるキャビネット、引き出し等に保管することも必要です。来客スペースなどから特定個人情報等に係る書類やパソコンの画面が見えないように配席を工夫することも考えられます。
そして、社会保障や税に関する手続書類の作成事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、特定個人情報をできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。
具体的には、マイナンバーが記載された書類はシュレッダーなどを利用して廃棄し、特定個人情報が記録された機器や電子媒体は専用のデータ削除ソフトウェアの利用または物理的な破壊により削除する必要があります。また、これらの廃棄・削除結果については責任者が確認し、その記録を残しておくとよいでしょう。
2016.11.17更新
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