第375回 コンビニでマルチコピー機を使うときの注意点

コンビニのマルチコピー機を利用する方も多いと思います。
私たちにとって身近な存在であるコンビニ。多機能なマルチコピー機が利用できるのは便利ですよね。
一方で、誰でも使えるものだけに、セキュリティ面も心配です。
今回は、コンビニのマルチコピー機を使うときに注意したいポイントをまとめます。

全国にあるコンビニは、2022年の時点で5万店舗以上。
多くのコンビニに、マルチコピー機が備えられています。

【コンビニのマルチコピー機でできること例】
・コピー
通常のコピー機能だけではなく、シールを作成できる機能を備えた機種もあります。

・FAX
FAXを送信するのはもちろん、外部クラウドに預けたFAXデータをコンビニで受信することもできます。

・写真プリント
スマホやデジカメで撮影した写真をプリントアウトできます。
光沢感のあるプリントや証明写真プリント、カレンダープリントなど、できることは多彩です。
はがきは裏面のみ印刷が可能ですが、表面の宛名印刷はできません。

・PDFデータのプリント
ネット上などで取得したPDFデータを印刷できます。
WordやExcelといったアプリはそのままでは印刷できないので、PDFに変換する必要があります。

・ネットワークプリントサービス
ネットワークプリント用ウェブサイトに、パソコンやスマートフォンから文書や画像を登録しておくと、プリントアウトすることができます。

コンビニは、いろいろな人がひっきりなしに出入りする場所。
悪意のある人がいないとも限りません。
マルチコピー機を利用するときは、次のようなことに注意しましょう。

【マルチコピー機利用時の注意点】
・周囲の人に目を配る
「いつでも・誰でも利用できる」という利便性がある反面、「誰かに見られているかもしれない」リスクがあることも、忘れないでください。
特に、運転免許証や健康保険証、大事な書類など、個人の情報が記載されたものをマルチコピー機で扱うときは、周囲を警戒すること。
不自然に近くに立っている人がいないかを確認しましょう。

・資料やUSBは確実に持ち帰る
マルチコピー機に、大切なデータを置き忘れたら、誰かに持ち去られる可能性があります。
コンビニのマルチコピー機はすぐ次に利用する人がいないこともあるので、置き忘れに気づかないまま長時間放置されてしまうことも。
過去には、資料の置き忘れで情報漏えいが起きたケースもあります。
マルチコピー機利用時は忘れ物がないか慎重に確認するようにしてください。

＜ココにも注意！＞
書類の原本、印刷物の取り忘れがないか、マルチコピー機全体をよく見てチェック。
印刷ミスをした場合は、ミスした印刷物も必ず持ち帰るようにしてください（コンビニのゴミ箱に捨てない）。
また、USBの忘れ物にも注意。
マルチコピー機のUSB差込口は、目線より下にあることが多く、忘れやすいので注意が必要です。

・ネットプリントを利用する際にはパスワードを設定
ネットプリントサービスは、オフィスや家で作成した書類をネット上に登録し、マルチコピー機で印刷番号を入力して出力する形式です。
この際、印刷番号だけの登録だと、誰でもプリントアウトできてしまいます。
必ずパスワードも一緒に登録し、印刷可能期間はなるべく短めに設定しましょう。

・FAX番号をよく確認する
FAXを送信するときは、送信先のFAX番号を確認してください。
FAX番号を入力したら、送信する前に表示されている番号をもう一度チェックする習慣をつけましょう。
FAXを送信したらその場で相手に電話をかけ、FAXが届いているかを確かめるとより安心です。

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あらゆる場所にあり、24時間営業しているコンビニは、思い立ったらすぐに行けるのがいいところ。急いでいるときに、ちょっとコンビニに立ち寄ってマルチコピー機を利用するようなことも、あるかもしれません。

でも、時間がないときほど、周囲への警戒や忘れ物のチェックなどに、慎重になりましょう。
マルチコピー機を利用する前に、「誰でも出入りできる場所で個人情報に関わるものを扱っている」ということを思い出してくださいね。
自分自身の不注意で、大切な情報を漏らさないように注意することが大切です。

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