| 報道資料 | 2015年1月13日
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「セコム議事録電子化サービス」の販売開始
セコム株式会社（本社：東京都渋谷区、社長：伊藤 博）と、情報通信系子会社セコムトラストシステムズ株式会社（本社：東京都渋谷区、社長：泉田達也）は、取締役会議事録と取締役会書面決議の電子化を可能とする「セコム議事録電子化サービス」の販売を開始します。
セコムは、保有している国内最大級のデータセンター（24万m2）で、ホームセキュリティのお客様やご契約先から重要なデータをお預かりしています。データセンターを活用した文書の電子化サービスも展開しており、2014年12月現在で月間250万枚の書類を電子化。お客様の情報セキュリティの向上や、業務全体の効率化に貢献しています。
また、事務所・工場などのセキュリティで利用するICカードの出入管理データを、勤怠管理や給与計算にご利用いただいているお客様も増えていますが、このようなお客様を中心に、給与明細を電子化するサービスを月間50万人に提供しています。
こうした豊富な実績と、電子文書を厳重に保管するデータセンター、電子証明書を発行する認証局、アプリケーション開発技術、24時間365日のシステム監視・サービス体制を活用して「セコム議事録電子化サービス」を2015年1月から、販売開始することになりました。
このサービスは、専用ウェブサイトにアップロードされた「議事録」に、取締役が電子署名することで議事録の承認手続きを効率化するクラウドサービスです。会社法に準拠した電子化サービスであり、紙の議事録の保管が不要で、長期署名技術により、会社法で定められた10年間の保管が可能です。また、議事録の承認だけでなく、取締役全員の同意を記録する取締役会書面決議の電子化や、役員変更や本店移転の際のオンライン登記申請もできる国内初のサービスです。
セコムは今後もあらゆる文書の電子化ニーズにお応えしていきます。
■ 「セコム議事録電子化サービス」の特長
| 1 | 取締役会議事録の電子化により、社外取締役の増員などで負担が増加している書類の持ち回りに費やす時間と経費を大幅に削減します。紙の議事録の持ち回りが不要となり、情報漏えい対策としても有効です。 | |
| 2 | 電子化された議事録は暗号化してセコムのデータセンターで厳重に保管されます。原本性が保証されるため紙の議事録を保管する必要はありません。会社法で定める10年間の保管が可能です。 | |
| 3 | オンライン登記申請にも対応しており、取締役会議事録に関する手続きをトータルで電子化する、国内初のサービスです。 | |
| 4 | 取締役会の書面決議を電子化することができます。 | |
| 5 | 電子文書を厳重に保管するデータセンターと電子署名に必要となる電子証明書を発行する認証局に加え、アプリケーション開発技術と、24時間365日のシステム監視体制をすべてセコムで提供します。 | |
【セコム議事録電子化サービスのフロー図】
■ 「セコム議事録電子化サービス」の料金体系について
| 初期料金 | ：10万円 | |
| 月額基本料金 | ：3万円（税別、ディスク20GB、利用ユーザー30 ID含む） | |
| 月額従量料金 | ： 追加ディスク 10GBあたり 2,500円 ： 追加ID 1ユーザーあたり 500円 |
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■ 取締役会議事録の電子化に関するキーワード
認証局
認証局とは、電子署名などで必要となる電子証明書を発行する機関。認証局には中間認証局とルート認証局の2種類があります。ルート認証局は他の中間認証局に対して証明書を発行し、認証局に対する信頼の拠りどころとなるものです。
セコムは、2004 年3月から国際基準に準拠した国内初の信頼される「ルート認証局」を立ち上げ、他社に先駆けマイクロソフト社のWindows OSや、携帯電話、スマートフォンなど各種端末への搭載を進めてきました。
長期署名
認証局から発行される証明書を用いて文書に電子署名をすることで、電子文書の真正性が保たれますが、電子署名の有効期間は通常1〜5年間です。期間が切れると何も措置をしなければ、署名の有効性が確認できなくなり、証拠力は弱まります。この問題に対応するために作られた規格が長期署名です。規格に則した電子署名と、いつから存在し、その内容が現在までまったく変更されていないことを証明する技術であるタイムスタンプを組み合わせることで、電子文書の真正性を保てる期間を、10年以上に延長することができます。
e-文書法
会社法や税法などで企業に作成、保存が義務付けられている文書について、電子的な作成や保存を認める法律。2005年4月に施行されました。この法律により電子文書やスキャナーで読み取った電子化文書の原本性が一定の要件の下で認められ、紙の文書を廃棄することも可能になりました。
新会社法
2006年5月から施行された、会社のあり方を規定する新しい法制度。本来、取締役会を省略して書面決議を行うことは認められていませんでしたが、新会社法では、取締役会決議において、従来までの旧商法では認められていなかった書面決議および電磁的記録による決議が一定の要件の下で認められています（新会社法370条）。